פגישות אחד על אחד

December 31, 2014

אם הייתי צריך לתת עצה אחת למנהלים מתחילים, היא היתה לקבוע פגישות אחד על אחד עם כל אחד מאנשי הצוות שלכם.

פגישות אחד על אחד הן כנראה הדרך הטובה ביותר, ואולי היחידה, ליצירת קשר שמבוסס על אמון וכבוד הדדי בין המנהלת והעובד, קשר שמהווה את הבסיס ההכרחי לבניית צוות מתפקד.

פגישות אחד על אחד אינן פגישות סנכרון משימות ומתן דיווח חד כיווני על התקדמות הפרויקט בהן המנהלת מדברת והעובד מקשיב ומהנהן כשצריך. נושאים כאלה אמנם יכולים להיות חלק מהפגישה, אבל אם פגישות האחד על אחד שלכם נראות ככה, אתם עושים את זה לא נכון.

 

הרעיון מאחורי פגישות כאלה הוא בניית קשר בין שני בני אדם, קשר שבו לומדים להכיר זה את זה מעבר למשימות וללחצי העבודה היום-יומים.  פגישות אחד על אחד הן מקום שבו עולים נושאים שפשוט לא יכולים לעלות בדרכי התקשורת ה"רגילות", כמו אימייל, פגישות סנכרון או ישיבות. חשוב לזכור שהקשר בין המנהלת לעובד הוא קשר זוגי – דמיינו זוג נשוי שמתקשר זה עם זו רק כשמדובר בתפעול המשפחה – ילדים, בית, עבודה, נסיעות וכו'. אף שיחה מעבר לזה. קשר כזה לא יחזיק מעמד, ואם כן, השותפים לו יהיו כנראה אומללים מאד. אני לא אומר שאתם צרכים לטוס עם העובדים שלכם לסופשבוע בפריז, אבל ראבק – תדברו איתם מדי פעם. זה קריטי.

 

קודם כל העובד

הדבר הראשון שצריך לזכור בפגישות האלו היא שהן קודם כל של העובד. תנו לו דבר. תקשיבו לו, נסו לשמוע מה הוא צריך מכם. זה דורש מאמץ וערנות. לפעמים אפילו השאלה הראשונה, שנראית נימוסית, עלולה לקבוע את כיוון השיחה "אז מה שלום הילדים"  (אישי), "אז איך מתקדם הפרויקט" (שיחת עדכון), "מה דעתך על הסמנכ"ל החדש" (רכילות). נסו להיות ערים לזה ולהשתדל להימנע. בהתחלה זה קצת קשה, כי זה עלול ליצור שתיקה מביכה, אבל אפשר להתגבר על זה. שתי שיטות אפשריות הן:

1. לשאול שאלה ניטראלית לגמרי כמו "אז מה קורה?", או "אז מה חדש?" 

2. להסביר לעובד את מה שכתוב בפסקה לעיל - שזו הפגישה שלו והוא צריך לפתוח, ושאתם יודעים שזה קשה לפעמים (כי גם לכם יש פגישה כזו עם המנהלת שלכם), אבל זה ממש חשוב.

ניסיתי את שתיהן, אני מעדיף את מס' 2, אבל תמיד חשוב לדעת להתאים את הסיטואציה למי שעומד מולך.

 

תהיו כנים

אתם חייבים להיות כנים בפגישות האלה. כולנו יכולים להריח זיוף, הסתרה  ומבוכה. אל תשלו את עצמכם לרגע שאתם באמת יכולים להסתיר את הרגשות שלכם. רגשות מתבטאים בשפת הגוף שלנו, והשותף שלכם לשיחה מרגיש אותם.

כנות זה לא לשתף את כולם בהכל. אם עולה נושא שאתם לא יכולים או לא רוצים לדבר עליו, פשוט תגידו את זה. אל תשקרו. אל תגידו "אני לא יודע" כשאתם כן יודעים. אל תבטיחו שמשהו יקרה כשאתם יודעים שאין שום סיכוי שהוא יקרה.

הכנות שלכם היא הדרך היחידה לגרום גם לשותף שלכם לפגישה להיות כן ולפגישה להיות בעלת ערך אמיתי.

 

המיקום קובע

בשביל שהפגישות יהיו מוצלחות, חשוב להמנע מהפרעות באמצע, ולכן להישאר במקום הרגיל שלכם זה רעיון רע. תמיד יופיע שם מישהו שתהיה לו רק שאלה קטנה (שתחרב לכם את הפגישה). לא חסרות אפשרויות למקומות – צאו לצהריים, תעשו סיבוב הליכה בחוץ, תמצאו איזה חדר נטוש. כל מקום שבו לא יפריעו לכם יהיה מצוין. בשנים האחרונות אני עובד ליד הים והפארק, וכמעט כל הפגישות שלי הן בהליכה בחוץ. מצאתי שדווקא הליכה משותפת, בלי שולחן, כיסאות ואפילו בלי קשר עין מתמיד יוצרת אווירה מצויינת לשיחה.

 

הזמן קובע

אל תפספסו את הפגישות שלכם. אם אתם לא יכולים לעמוד בלוח הזמנים של פגישות אחד על אחד, מוטב לוותר עליהן מראש. אתם יכולים לתפוס את העובד לשיחה מתי שאתם רק רוצים, בעוד תשומת הלב שלכם מובטחת לעובד שלכם רק בפגישה הזו. תחמיצו פגישה אחת והנה לכם שבועיים שלא דיברתם איתו . בנוסף, החמצת פגישות עלולה להתפרש כזלזול וחוסר כבוד (ובמידה לא מועטה של צדק). יום קבוע, שעה קבועה. אם יש בעיה אמיתית (פגישה היסטרית שלא ניתן להזיז, מישהו מכם חולה וכדומה), תדחו ביום, תדחו בשעתיים, תקצרו,  אבל אל תבטלו.

 

תהיו נוכחים

אחד הסייגים היחידים לנקודה שלעיל (ע"ע "הזמן קובע") הוא כשאתם לא מרוכזים או טרודים בנושא אחר שאתם לא יכולים לשתף בו את העובד. אם אתם נסערים בגלל משהו, מוטרדים, לחוצים, שיכורים וכיו"ב ואתם לא באמת יכולים להיות שם - תוותרו. זה לא רק שהפגישה לא תביא תועלת, היא כנראה תגרום נזק. תתנצלו יפה, תסבירו את הבעיה ותדחו את הפגישה. זה לא נעים, אבל זה הרבה פחות גרוע מפגישה שבה אתם לא באמת מקשיבים.

 

תגיעו מאורגנים

אחרי שמתרגלים ומכירים, הפגישות יכולות לקבל מבנה קבוע. זה לא הכרחי, אבל זה יכול לעזור. חוק האצבע אומר שליש/שליש/שליש. השליש הראשון הוא של העובד, השליש השני הוא שלכם, השלישי דן באתגרים העתידים. תחשבו מראש על נושאים שאתם רוצים להעלות. תכינו פתקים במשך השבוע כשתיזכרו במשהו שחשוב לכם להגיד. דברים לא תמיד באים באופן ספונטני.

 

בקשו הערות / תנו הערות

פגישות אחד על אחד הן מקום מצוין ללמוד מה אתם יכולים לעשות יותר טוב. תבקשו את הביקורת הזו – זו דרך מצוינת להשתפר. אמנם לא תמיד תקבלו תשובה (ולא תיתנו תשובה למנהלים שלכם), אבל מפעם לפעם תגיע איזו הערה בונה. כשמגיע תורכם לדבר, זו הזדמנות מעולה לתת "תיקוני מסלול" קלים. להבדיל משיחות הערכה שנתיות, בפגישות אחד על אחד התיקונים הם קלים ונעשים מדי שבוע, והרבה יותר יעילים. הערות קטנות פה ושם חוסכות כאבי ראש גדולים בטווח הארוך.

 

איך מתחילים? זה מביך

לא לכולם השיחות האלו באות באופן טבעי. למען האמת, השיחה הראשונה בינכם לבין העובד עלולה להיות ממש מביכה, במיוחד אם אתם חדשים בתפקיד ועוד יותר אם העובד היה חבר צוות שלכם ועבד איתכם כתף אל כתף עד לפני שבוע.

המזל הוא שיש רק שיחה ראשונה אחת.

העצה שלי, שקיבלתי בזמנו מגדי, היא לזרום. אם זה מביך ומוזר, פשוט דברו אתם. דברו על כל דבר, על הכלב שלכם שמילל כבר שבוע ברציפות, על הדק שאתם מנסים לבנות במרפסת, על הפרוייקט החדש שהתחילו לפתח או על כמה אתם שונאים לתכנת בג'אווה. פשוט תדברו. זה יכול לקחת פגישה, שתיים או שלוש, אבל בסופו של דבר דברים יתחילו להתייצב ולקבל צורה. הפגישה הראשונה השניה שלכם כבר תהיה יותר קלה

 

 

Please reload

December 1, 2017

March 16, 2016

December 26, 2015

Please reload

פוסטים אחרונים

RSS Feed
Please reload

הרשמו לקבלת עדכונים

© 2014 - 2017 by Shai Kfir. Proudly created with Wix.com

  • Facebook Social Icon
  • Twitter Social Icon
  • Google+ Social Icon